La réglementation URSSAF des chèques cadeaux
Pour l’atteinte de leurs objectifs commerciaux et pour se développer continuellement, les entreprises doivent compter sur des collaborateurs performants et dévoués. L’un des moyens utilisés par les structures pour accroître la motivation de leurs salariés est de leur offrir des chèques cadeaux à diverses occasions.
Courante dans le milieu du travail, cette pratique reste tout de même encadrée par un certain nombre de règles. Dans leur élan social, les structures doivent ainsi s’assurer d’obéir à la réglementation des cadeaux d’entreprise. Elles doivent notamment se conformer au montant, aux occasions et aux critères d’attribution autorisés par l’Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales (URSSAF). Découvrez les principales prescriptions à respecter.
Qu’est-ce qu’un chèque cadeau ?
Les chèques cadeaux sont des bons d’achat offerts par une entreprise à ses salariés, à des occasions diverses comme les fêtes de fin d’année ou lors d’événements spéciaux, tels qu’un mariage, une naissance, etc. Ils sont utilisés par les collaborateurs bénéficiaires pour effectuer des achats auprès d’enseignes partenaires.
Très appréciés, les chèques cadeaux sont considérés comme des outils de gestion des ressources humaines, des compléments de rémunération et un moyen de faire plaisir, de féliciter, de motiver ou de fidéliser ses collaborateurs.
Quelles sont les règles URSSAF relatives aux chèques cadeaux ?
Entre le statut de l’émetteur, le montant à ne pas dépenser et les événements pour lesquels les chèques cadeaux sont offerts, l’URSSAF, organisme privé chargé de la collecte des cotisations sociales et patronales, prévoit une série de règles en matière de bon d’achat. Passage en revue de ces prescriptions.
Qui peut offrir un chèque cadeau ?
Selon l’URSSAF, deux types d’instances sont habilités à attribuer des chèques cadeaux aux salariés, à savoir le Comité social et économique (CSE) et l’employeur lui-même. Dans le premier cas, le CSE attribue lorsque l’entreprise a d’une part un effectif de plus de 50 salariés.
Le CSE se charge alors d’offrir des titres cadeaux pour les événements URSSAF, en puisant dans son budget des activités sociales et culturelles (ASC). D’autre part, le CSE attribue lorsque l’entreprise compte moins de 50 salariés et que ledit comité est mis en place par un accord collectif pour s’occuper des activités sociales et culturelles au sein de la structure.
Dans le second cas, l’employeur attribue à condition que :
- l’entreprise compte moins de 11 salariés et pas de CSE mis en place ;
- l’entreprise compte entre 11 et 49 salariés ;
- le CSE soit absent sur présentation d’un procès-verbal de carence.
Quand offrir un chèque cadeau ?
Conformément à la réglementation URSSAF, un chèque cadeau ne peut être offert que pour l’un ou l’autre des onze événements ci-après :
- à la rentrée scolaire des enfants ;
- à la Noël des enfants et des adultes ;
- à l’occasion d’une naissance ;
- pour une adoption ;
- pour un mariage ;
- à l’occasion d’un pacte civil de solidarité (PACS) ;
- pour un départ en retraite ;
- à la fête des Mères ;
- à la fête des Pères ;
- à la Sainte-Catherine ;
- à la Saint-Nicolas.
Le chèque cadeau doit être attribué au moment où l’événement a lieu. Ainsi, il est impossible d’offrir des chèques cadeaux pour Noël en août, par exemple. De même, un salarié ne peut pas recevoir un chèque pour la rentrée scolaire en décembre, sachant que le début des classes a lieu en septembre.
Comment utiliser un chèque cadeau ?
Tel que prévu par l’URSSAF, les chèques cadeaux offerts aux salariés doivent être utilisés en lien avec l’événement pour lequel ils sont attribués. Ainsi :
- le chèque cadeau distribué lors de la rentrée scolaire est utilisé pour faire l’achat de fournitures scolaires, de vêtements, de livres ou de matériel informatique ;
- le chèque cadeau distribué à Noël donne droit à un large éventail de choix d’objets et d’événements destinés à faire plaisir aux petits et aux grands ;
- le chèque cadeau pour les mariages et les PACS peut servir à acheter des vêtements, à payer des voyages ou des événements culturels ;
- le chèque cadeau distribué lors d’un départ à la retraite peut servir à payer des activités culturelles ou sportives, des voyages ou des divertissements en tous genres ;
- le chèque cadeau distribué lors de la fête des Mères et de la fête des Pères sert surtout à acheter des vêtements et à payer des activités culturelles ;
- le chèque cadeau offert à l’occasion d’une naissance et d’une adoption est, en général, utilisé pour acheter des objets de décoration, des vêtements ou des appareils électroménagers ;
- le chèque cadeau attribué lors de la Saint-Nicolas ou de la Sainte-Catherine sert à payer des cosmétiques et des vêtements ainsi que des divertissements.
À noter que le bénéficiaire du bon doit l’utiliser dans une enseigne partenaire qui vend des produits ou des services en lien avec l’événement pour lequel le chèque est accordé. Ainsi, il est par exemple impossible d’utiliser un chèque cadeau mariage dans un magasin de vente de fournitures scolaires.
Qui peut prétendre à un chèque cadeau ?
Le chèque cadeau est attribué à un salarié travaillant dans l’entreprise qui l’attribue. Pour y être éligible, il doit être directement concerné par l’événement pour lequel le bon est donné. Cependant, il faut noter que pour des événements tels que Noël, le salarié peut recevoir un chèque aussi bien pour lui-même que pour ses enfants, s’il en a.
Quel est le plafond réglementaire du montant de chèques ?
Le seuil du montant des chèques cadeaux selon l’URSSAF est variable et se fixe en fonction des événements URSSAF ou hors URSSAF durant l’année civile et d’autres critères.
Le plafond en fonction de l’événement URSSAF
En 2022, les CSE et les employeurs sont autorisés à distribuer des chèques cadeaux exonérés des cotisations de la Sécurité sociale, pour un montant maximum de 171 €. Ce montant peut être attribué par ayant droit et par événement URSSAF, sachant que les événements sont cumulables entre eux. Autrement dit, un salarié peut recevoir des chèques cadeaux URSSAF plusieurs fois dans l’année civile, à condition que ces bons respectent le seuil de 5 % du plafond mensuel.
Le plafond hors événements URSSAF
Hors événements URSSAF, les chèques cadeaux peuvent être distribués au cours de l’année civile. Toutefois, leur montant ne doit pas dépasser 171 € par an. Ce seuil correspond à 5 % du plafond mensuel prévu par la Sécurité sociale. Ainsi, tout euro versé au-delà de ce montant est considéré comme un complément de rémunération pour le bénéficiaire au centime d’euro près. Il est donc soumis aux cotisations sociales. À noter que le montant seuil varie d’une année à une autre et s’aligne sur le plafond de la Sécurité sociale.
En somme, de nombreuses règles entourent l’attribution et l’utilisation des chèques cadeaux. Les distribuer permet aux entreprises de faire plaisir à leurs collaborateurs et de bénéficier par la même occasion d’une exonération de cotisations sociales lorsque les chèques obéissent aux règles URSSAF.
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